Phòng TCHC&QT

Trên cơ sở phương hướng, mục tiêu, nhiệm vụ và giải pháp chủ yếu của Trung tâm GDTX - KTTH Thanh Hoá, Phòng Tổ chức Hành chính và Quản trị có chức năng tham mưu cho Giám đốc trong việc quản lý và tổ chức thực hiện các mặt công tác Tổ chức, Tổng hợp, Hành chính - Quản trị của Trung tâm

 1. Trưởng Phòng – Trần Nhật Hải

Tiến sĩ: Trần Nhật Hải Nhiệm vụ : Phụ trách   chung                                 Điện thoại: 0965457217 Email : haitn@gdtx.edu.vn

 2. Phó trưởng phòng:  Vũ Thị Hằng - Phụ trách Hành chính tổng hợp, xây dựng báo cáo, Thi đua khen thưởng

Thạc sĩ: Vũ Thị Hằng Nhiệm vụ: Phụ trách Hành chính tổng hợp Điện thoại: 0946278920 Email : hangvt@ttgdtx.edu.vn

      

3. Phó trưởng phòng: Lê Trọng Sơn  - Phụ trách Quản trị, cơ sở vật chất

Thạc sĩ: Lê Trọng Sơn Nhiệm vụ : Phụ trách Quản trị, cơ sở vật chất Điện thoại:  0947750675 Email : sonlt@rttgdtx.edu.vn

A. Chức năng

Giúp Giám đốc thực hiện chức năng quản lý về công tác tổ chức, cán bộ, hành chính, quản trị và tài chính; giúp Giám đốc tổng hợp, đánh giá tình hình hoạt động của Trung tâm và điều phối hoạt động của Trung tâm theo chương trình, kế hoạch làm việc; thực hiện công tác hành chính, quản trị và tài chính đối với các hoạt động của Trung tâm; công tác đối ngoại; các hoạt động báo chí tuyên truyền, công tác thi đua khen thưởng, vệ sinh môi trường, phòng chống bão lụt, phòng cháy chữa cháy và bảo vệ cơ sở vật chất của Trung tâm.

B. Nhiệm vụ

1. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị giúp Giám đốc Trung tâm:

a) Tham mưu việc bố trí, điều động, luân chuyển, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, cách chức, giáng chức,  kỷ luật đối với cán  bộ giáo viên, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền của Giám đốc Trung tâm; 

b) Tổng hợp và xây dựng các chương trình, kế hoạch, lịch công tác của Trung tâm theo định kỳ và hàng năm; tổ chức theo dõi, đôn đốc hoạt động của Trung tâm và thực hiện chương trình, kế hoạch tháng của Trung tâm;

c) Xây dựng báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất theo yêu cầu về việc thực hiện nhiệm vụ của Trung tâm; ghi biên bản, dự thảo thông báo, kết luận hội nghị do lãnh đạo Trung tâm chủ trì;

d) Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế nhằm đảm bảo kỷ cương, kỷ luật lao động, nền nếp trong các hoạt động của Trung tâm;

đ) Tổ chức, quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ của cơ quan và tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm;  kiểm tra thể thức và thủ tục trong việc ban hành văn bản hành chính của Trung tâm; 

e) Quản lý tài sản, vật tư, thiết bị đảm bảo các điều kiện làm việc, phương tiện đi lại, thông tin liên lạc của Trung tâm; đảm bảo công tác phòng cháy, chữa cháy; bảo vệ trật tự an ninh; đảm bảo các điều kiện, phương tiện cho việc hội họp của Trung tâm và phối hợp với các đơn vị chủ công tổ chức các hội nghị, hội thảo, chuyên đề của  Ngành đặt tại Trung tâm;

2. Giúp Giám đốc thực hiện công tác thi đua, khen thưởng và kỷ luật của Trung tâm theo đúng quy định hiện hành;

3. Giúp Giám đốc thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với các Hội, tổ chức chính trị - xã hội hoạt động trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo thuộc Trung tâm;

4. Về công tác tài chính - kế toán:

a) Chủ trì xây dựng dự toán NSNN hàng năm để báo cáo Sở GD&ĐT, Sở Tài chính thẩm định trình Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt. Tổ chức thực hiện khi được Sở Tài chính thông báo NSNN  hàng năm;

b) Tham mưu cho Giám đốc xây dựng các khoản thu khác ngoài NSNN theo quy định của Pháp luật; 
- Tổ chức triển khai và kiểm tra thực hiện, hướng dẫn các đơn vị lập dự trù kinh phí khi thực hiện nhiệm vụ chuyên môn và thanh quyết toán đúng qui định;
- Phối hợp với phòng QLĐT tham mưu và thẩm định các hợp đồng đào tạo liên kết, trình Giám đốc ký kết với các đơn vị liên kết.

5. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Trung tâm giao.

C. Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng vị trí việc làm

1. Đ/c Trần Nhật Hải - Trưởng phòng
1.1. Phụ trách chung
- Chịu trách nhiệm trước Trung tâm về các hoạt động của Phòng phụ trách; 
- Công tác tư tưởng và tổ chức, công tác kế hoạch, điều chuyển, sắp xếp, phân công sử dụng CBNV trong phòng và tham mưu Giám đốc Trung tâm để thực hiện chức năng nhiệm vụ.

1.2. Trực tiếp phụ trách các mảng công việc như: 
- Giúp Giám đốc thu nhận hồ sơ, tập hợp các số liệu, xây dựng tiêu chí tiếp nhận cán bộ về Trung tâm khi có nhu cầu;
- Giúp Giám đốc lựa chọn đối tác (đơn vị, nhà cung cấp dịch vụ), mua sắm tài sản, cải tạo sửa chữa CSVC trong Trung tâm;
- Phụ trách công tác đánh giá KPIs;
- Thay mặt Trung tâm, trực và giải quyết các công việc của cơ quan (trong phạm vi được Giám đốc giao). Thừa lệnh Giám đốc trong các trường hợp:
+ Điều động xe ô tô của Trung tâm hoặc hợp đồng xe ô tô phục vụ Ban Giám đốc, cán bộ giáo viên Trung tâm đi công tác, đưa đón giáo viên mời giảng;
+ Xác nhận và giải quyết các vụ việc liên quan đến Nội vụ, Tổ chức - Hành chính, nền nếp làm việc và việc thực hiện các quy định khác trong Trung tâm;
- Tham mưu Giám đốc việc thành lập, chia tách, ghép hoặc giải thể các phòng, ban, tổ, bộ phận cho phù hợp với chức năng nhiệm vụ của đơn vị vào đầu mỗi năm học hoặc trong năm học (khi cần thiết);

3. Đ/c Lê Trọng Sơn - Phó trưởng phòng phụ trách HCQT, Cơ sở 2

3.1. Giúp Trưởng phòng trong những việc được Trưởng phòng phân công; quản lý, điều hành các hoạt động của bộ phận Quản trị;

3.2. Trực tiếp phụ trách những việc Quản trị như sau:
- Tham mưu và thực hiện công tác xây dựng CSVC, cải tạo sửa chữa, mua sắm và quản lý CSVC của cơ quan. Theo dõi và thực hiện các Hợp đồng thuê mướn CSVC của Trung tâm;
-  Tham mưu và xây dựng môi trường, tiện nghi, phương tiện làm việc của cơ quan, các bộ phận các cá nhân trong cơ quan;
- Quản lý và trực tiếp phân công công việc cho các bộ phận công tác như: Giảng đường; môi trường; bảo vệ; điện nước và trang thiết bị khác ở tất cả các phòng học phòng làm việc và các khu vực khác của Trung tâm;
- Xây dựng tổ chức phương án bảo vệ tài sản và an ninh trật tự, PCCC, phòng chống lụt bão trong khuôn viên Trung tâm. Phối hợp với địa phương trong công tác bảo vệ trật tự trị an an toàn xã hội trên địa bàn;
-  Phối hợp với phòng QLĐT xây dựng kế hoạch phòng học; trực tiếp ký sơ đồ phòng học;
- Tiếp nhận các thông tin từ các phòng và của Trung tâm để xây dựng kế hoạch tổ chức thực hiện các nghi lễ khánh tiết cho toàn cơ quan như: khai giảng, bế giảng, hội họp,....
- Trực tiếp quản lý việc bố trí phòng ở cho cán bộ giảng dạy tại Khách sạn theo kế hoạch
- Tham mưu xây dựng kế hoạch phục vụ cho mọi hoạt động của cơ sở 2; duy trì và phát huy mối quan hệ với khu dân cư trên địa bàn đơn vị đóng.
-  Chỉ đạo, thực hiện các thủ tục liên quan đến chế độ chính sách cán bộ giáo viên, nhân viên (Bảo hiểm xã hội của cán bộ, chuyển đến, chuyển đi, nghỉ hưu...);
-  Lưu giữ hồ sơ liên quan đến công việc mình phụ trách
-  Phụ trách chính tại Cơ sở 2 theo mùa vụ.

4. Đ/c Dương - Phụ trách Tài chính, kế toán
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công tác tài chính, kế toán của đơn vị; giúp Giám đốc thực hiện công tác quản lý tài chính và công tác kế toán trong đơn vị. Tham mưu cho Trưởng phòng TCHC và Giám đốc Trung tâm về công tác quản lý các hoạt động về tài chính, tài sản và các hoạt động liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ của CBGV, NV và NLĐ trong Trung tâm. 
- Trực tiếp lập dự toán kinh phí năm, tham mưu việc sử dụng nguồn ngân sách được phân bổ và các nguồn thu tại Trung tâm; tổng hợp tình hình sử dụng nguồn kinh phí, lập báo cáo tài chính theo quy định.
-  Nghiên cứu đề xuất Giám đốc, dự thảo ban hành các văn bản liên quan đến công việc kế toán, tài chính (theo đặc thù đơn vị); dự thảo quy chế chi tiêu nội bộ, báo cáo Hội nghị CB,VC,CC và NLĐ hàng năm của Trung tâm.
- Thẩm định (hoặc thuê cơ quan thẩm định) giá cả làm cơ sở cho việc mua sắm, cải tạo, sửa chữa tài sản cũng như các hợp đồng kinh tế. Phối hợp với phòng QLĐT trình Giám đốc ký các hợp đồng đào tạo với các cơ sở liên kết đào tạo.
- Tổ chức hướng dẫn CBGV, NV và NLĐ Trung tâm cũng như đối tác thực hiện đúng Luật về NSNN và các văn bản dưới luật về NSNN, các quyết định của cấp trên về lĩnh vực tài chính, thu, chi đúng chế độ tiêu chuẩn, đúng mục đích, đúng đối tượng; quản lý tài sản, các nguồn thu khác, thu học phí tại Trung tâm và giám sát chi theo đúng chế độ qui định.
- Trực tiếp quản lý chỉ đạo kế toán viên và thủ quỹ về chuyên môn nghiệp vụ, quản lý hành chính tổ tài vụ. Cùng với tổ HC-QT tham gia theo dõi, giám sát các công việc liên quan đến công tác cải tạo sửa chữa, giám sát các công việc liên quan đến việc mua sắm tài sản trong Trung tâm.
-  Giúp Trưởng phòng trong những việc được Trưởng phòng phân công; lưu giữ hồ sơ liên quan đến công việc mình phụ trách. 

5. Tổ trưởng tổ HC - QT
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Trưởng phòng về toàn bộ các hoạt động tại Cơ sở 1;
- Trực tiếp quản lý, điều hành những công việc về HCQT thuộc phạm vi cơ sở 1 như: Quản lý, sử dụng CSVC, duy trì nền nếp hoạt động trong đơn vị, thực hiện các chế độ, chính sách, điều kiện công tác cho CBNV trong đơn vị chủ động xây dựng phương án bảo vệ con người và CSVC trong đơn vị. 
- Tham mưu những công việc HCQT ở cơ sở 1, đáp ứng các điều kiện cần thiết để mọi hoạt động của Trung tâm được thông suốt; xây dựng phương án và thường xuyên kiểm tra, giám sát công tác PCCC, PCBL, bảo vệ, quản lý tài sản;
- Trực tiếp quản lý các bộ phận công tác như: bảo vệ, điện nước, nhà phòng, hội trường, vệ sinh môi trường; tham gia trang trí khánh tiết.
-  Duy trì và phát huy mối quan hệ với khu dân cư trên địa bàn đơn vị đóng.

6. Văn thư - Thủ quỹ
6.1. Văn thư - Lưu trữ và máy phô tô coppy
a) Văn thư: Thực hiện theo Thông tư số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 về công tác văn thư
- Theo dõi và nhận thông tin, công văn trên mạng, trình lãnh đạo kịp thời;
-  Quản lý tài sản được giao (con dấu, hồ sơ, công văn, giấy tờ lưu trữ). Quản lý, theo dõi mọi văn bản đi và đến đúng qui định (mọi công văn đi và đến phải được lưu trữ, cập nhật đúng qui định).
- Quản lý và theo dõi toàn bộ Văn bản đi, đến của Trung tâm theo quy định của công tác văn thư – lưu trữ; phát hành đúng, đủ, kịp thời. Đảm bảo nhanh, gọn, an toàn và bí mật trong nhận và cấp phát công văn, báo chí cũng như các vấn đề khác có liên quan.
b) Lưu trữ: Thực hiện Luật số 01/2011/QH13, ngày 11/11/2011 về Luật lưu trữ; Thông tư số 09/2011/TT-BNV, ngày 03/6/2011 quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
- Xây dựng kế hoạch mua sắm văn phòng phẩm của Trung tâm.
c) Quản lý vận hành máy phô tô copypy (có qui định riêng).
6.2. Thủ quỹ
- Quản lý quỹ tiền mặt đúng chế độ kế toán, các quy định của đơn vị kế toán và của Trung tâm.
- Đảm bảo thu, chi đúng chứng từ, văn bản được phê duyệt và đúng nguyên tắc tài chính; bảo mật tài liệu chứng từ theo đúng nguyên tắc; bảo vệ tài sản nguồn quỹ, chống thất thoát.
- Thực hiện chế độ kiểm tra tiền mặt (kiểm quỹ) hàng tháng, hàng quý theo hướng dẫn của Kế toán.
-  Lưu trữ hồ sơ phần việc được giao đúng qui định.

7. Kế toán viên thanh toán
7.1. Trực tiếp thực hiện toàn bộ hoạt động về thủ tục thanh toán tài chính tại Trung tâm và tập hợp hồ sơ, sổ sách đối chiếu với Kho bạc, Ngân hàng; trực tiếp đấu mối với cơ quan BHXH hoàn thiện các thủ tục (hồ sơ) cho CBGV, NV và NLĐ nhằm giải quyết các chế độ nghỉ BHXH, thai sản, ốm đau, tai nạn lao động và tử tuất theo qui định hiện hành.
7.2. Kế toán thanh toán các chế độ chính sách cho cán bộ giáo viên và NLĐ hàng tháng cũng như các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong Trung tâm:
- Tiền lương, tiền công, làm ngoài giờ, thanh toán chế độ BHXH (thai sản, ốm đau,...), công tác phí, các nghiệp vụ thường xuyên khác.
- Lập phiếu, vào sổ các khoản thu; phản ánh các khoản nợ phải thu, phải trả, các khoản trích nộp theo lương và các khoản phải nộp khác; thanh quyết toán với các đơn vị liên kết. 
7.3. Theo dõi toàn bộ các hoạt động thu tiền mặt và cùng với thủ quỹ tổ chức thực hiện tốt công tác thu học phí tại đơn vị; trực tiếp quản lý và sử dụng các loại biên lai thu tiền, thanh quyết toán các loại biên lai thuế với cơ quan thuế; thanh quyết toán thuế thu nhập các nhân (TNCN).
- Lưu trữ hồ sơ phần việc được giao đúng qui định.

8. Quản lý tài sản 
8.1. Xây dựng kế hoạch và cùng với Phòng TCHC-QT tham gia theo dõi, quản lý các hoạt động xuất, nhập tài sản của đơn vị. 
8.2. Tổng hợp tài sản toàn đơn vị sau kiểm kê theo đúng chế độ kế toán quy định. Tham mưu với lãnh đạo phòng TCHC và Ban Giám đốc về các biện pháp bảo quản, sử dụng cơ sở vật chất trong Trung tâm.
Lưu trữ hồ sơ phần việc được giao đúng qui định.

9. Nhân viên Lái xe
- Lái xe: Giữ gìn xe đảm bảo sạch, bền, đẹp, phục vụ kịp thời nhu cầu công tác của BGĐ và đơn vị, chạy xe an toàn chu đáo, đúng lộ trình đi, đến, có kế hoạch bảo dưỡng xe thuộc phần việc của lái xe, thực hiện tốt qui trình sử dụng xe ô tô;
- Chủ động đề xuất các phương án sửa chữa, thay thế, đại tu xe (nếu cần), nhằm đảm bảo an toàn;
- Chăm sóc tường hoa, cây cảnh trong khuôn viên Trung tâm khi không đi lái xe.

10. Nhân viên Quản lý phòng học, khu vệ sinh nhà 5 tầng   
10.1. Quản lý phòng học
- Theo dõi hiện trạng khu giảng đường để kịp thời tham mưu cho lãnh đạo Phòng sử dụng hiệu quả số phòng học hiện có; đồng thời đề xuất các phương án điều chỉnh, sắp xếp lại số tài sản ở phòng học (nếu cần);
- Trực tiếp quản lý, chăm sóc toàn bộ số phòng học, hội trường (khu nhà 5 tầng); đóng mở cửa theo kế hoạch; vệ sinh sạch sẽ phòng học, phòng chờ của giáo viên, phòng chức năng, sảnh và hành lang khu giảng đường;
- Quản lý phòng máy tính (là lớp học).
10.2. Quản lý khu vệ sinh công cộng
Vệ sinh sạch sẽ toàn bộ nhà khu vệ sinh nhà học 5 tầng; quản lý tài sản, hướng dẫn học viên sử dụng đúng quy định và đảm bảo VSMT.

11. Nhân viên phụ trách điện nước
- Bảo đảm, duy trì thông suốt hệ thống điện chiếu sáng, hệ thống cấp thoát nước trong đơn vị. Thường xuyên kiểm tra và có phương án sử dụng hiệu quả các thiết bị điện, nước tiêu dùng trong toàn Trung tâm.
-  Trực tiếp quản lý nhằm khai thác và sử dụng hiệu quả nguồn điện, nước tiêu dùng của Trung tâm. Cùng với Kế toán chốt công tơ điện, nước, của các hộ gia đình dùng nhờ của Trung tâm
- Tham gia trang trí, khánh tiết trong các hội nghị, hội thảo của Trung tâm.
- Trực tiếp quản lý, hướng dẫn sử dụng, bảo quản thiết bị âm thanh (loa đài)
- Trực điện, nước các ngày T7, CN khi Trung tâm có lớp học
- Duy trì, phát triển mối quan hệ với Điện lực và nhà máy nước Thanh Hóa, để xử lý những công việc cần thiết khi đơn vị cần. 

12. Nhân viên phục vụ Văn phòng, Hội trường và Y tế học đường 
12.1. Phục vụ văn phòng theo giờ hành chính:
Vệ sinh toàn bộ khu nhà làm việc (nhà 3 tầng) của Trung tâm; phục vụ nước uống các phòng làm việc của lãnh đạo Trung tâm; phục vụ phòng họp (theo lịch); vệ sinh khu vệ sinh chung và quản lý các tài sản được giao. 
12.2. Phục vụ Hội trường theo kế hoạch:
Vệ sinh toàn bộ khu nhà Hội trường (bao gồm cả các phòng khách hoặc phòng kỹ thuật), các phòng vệ sinh chung; phục vụ nước uống các hội nghị và quản lý các tài sản được giao. 
12.3. Y tế học đường:
Được trang bị đủ các dụng cụ Y tế cần thiết, thuốc, vật tư y tế phục vụ sơ cấp cứu, xử trí ban đầu cho học viên; CBGV, nhân viên khi bị tai nạn thương tích và các bệnh thông thường trong thời gian học tập và làm việc tại Trung tâm; bổ sung, sửa chữa trang thiết bị y tế thông thường phục vụ chăm sóc sức khỏe ban đầu tại cơ quan.

13.  Nhân viên bảo vệ cơ quan
Thực hiện Nghị định số 06/2013/NĐ-CP, ngày 09/01/2013 cuả Chính phủ về Quy định về bảo vệ cơ quan, doanh nghiệp nhà nước.
- Bảo vệ an toàn con người và tài sản trong Trung tâm.
- Trực tiếp tổ chức điều hành việc giữ gìn an ninh trật tự, ngăn chặn các tệ nạn xã hội xâm nhập vào trong khu vực Trung tâm.
- Thực hiện tốt công tác hướng dẫn, giao tiếp với CBGV, NV và NLĐ và khách đến giao dịch làm việc với cơ quan về nội quy quy định của Trung tâm.
- Trực tiếp tham gia trông coi xe và phương tiện đi lại của CBGV Trung tâm, khách đến giao dịch và toàn bộ phương tiện ngoài giờ hành chính theo quy định của Trung tâm.
- Trực tiếp bảo vệ tài sản, hiện vật, trang thiết bị, phương tiện… của Trung tâm.
- Quản lý và đăng ký hộ khẩu thường trú (theo hướng dẫn của Công an phường Trường Thi) khi có khách lưu trú qua đêm tại Trung tâm.
- Được trang cấp đầy đủ trang phục, dụng cụ hỗ trợ tuần tra đêm. Lưu trữ hồ sơ phần việc được giao đúng qui định.

14. Nhân viên Vệ sinh môi trường 
- Trực tiếp làm vệ sinh môi trường trong khu vực của Trung tâm đảm bảo công tác VSMT luôn sạch sẽ.
- Tham mưu cho Phòng và Trung tâm làm tốt công tác VSMT trong khuôn viên toàn Trung tâm.